1. Introductie: Stichting Kinderopvang Purmerend respecteert uw privacy
  2. Waarom verwerken wij gegevens van u en uw kind
  3. Wettelijke grondslagen voor de verwerking
  4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
  5. Met welke partijen wisselen wij gegevens uit?
  6. Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij?
  7. Welke bewaartermijn hanteren wij?
  8. Wijzigingen in ons beleid
  9. Wat zijn uw rechten?
  10. Recht om een klacht in te dienen bij AP
  11. Contact
  12. Functionaris gegevensbescherming

 

1.    Introductie: Stichting Kinderopvang Purmerend respecteert uw privacy

Iedereen heeft het recht op privacy en daarom dienen persoonsgegevens goed beschermd te worden. SKOP verwerkt als kinderopvang persoonsgegevens van u en uw kind(eren) en wij hechten grote waarde aan de bescherming hiervan. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de wet. U kunt erop rekenen dat de gegevens van u en uw kind(eren) bij ons veilig zijn. SKOP biedt uw kind(eren) een veilige omgeving, ook op het gebied van privacy.

In deze privacyverklaring informeren wij u, hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van u en uw kind(eren). U kunt onder andere lezen met welk doel wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, wat de grondslag hierbij is, welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij veilig met de persoonsgegevens omgaan. Daarnaast vindt u informatie over hoe lang we de gegevens bewaren en wat uw rechten zijn.

Indien u onze website bezoekt of wanneer u zich hebt aangemeld voor één of meer van onze elektronische nieuwsbrieven, verzamelen wij ook persoonsgegevens van u.

2.    Waarom verwerken wij gegevens van u en uw kind

Hieronder leggen wij uit met welk doel en op basis van welke (juridische) grondslag wij persoonsgegevens verwerken. Het hoofddoel is om de opvang van uw kind(eren) te organiseren. De gegevens van uw kind(eren) worden gebruikt om opvang te verzorgen en begeleiding te bieden. Hieronder hebben wij per grondslag de doelen van de gegevensverwerking verder uitgewerkt:

Overeenkomst  

Wanneer u ons een opdracht verleent tot het leveren van diensten op het gebied kinderopvang, verwerken wij persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk voor het uitvoeren van de met u afgesloten overeenkomst. Dit doen wij met de volgende doelen:

  • Om u kind(eren) in te schrijven op onze kinderopvang, ten behoeve van de toelating en plaatsing op onze kinderopvang
  • Voor het geven van opvang en begeleiding
  • Om uw kind(eren) goede zorg te kunnen verlenen
  • Om kinderen een passende en veilige groei- en leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal
  • Om u te informeren over de ontwikkeling en dagbesteding van uw kind(eren)
  • Om u relevante informatie te kunnen sturen en u op de hoogte te stellen van onze dienstverlening en events door middel van mailings- en nieuwsbrieven of via het ouderportaal
  • Om vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen
  • Ten behoeve van de registratie van aan- en afwezigheid in verband met de ziekmelding van uw kind(eren)
  • Om u te kunnen informeren over wijzigingen in onze dienstverlening
  • Om u facturen voor onze dienstverlening te kunnen sturen en voor de verdere financiële afwikkeling hiervan
  • Het berekenen, vastleggen en innen van kinderopvangbijdragen

3.    Wettelijke grondslagen voor de verwerking

Afhankelijk van de specifieke verwerking, hebben wij de volgende wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens:

Gerechtvaardigde belangen

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Het doel van de verwerking komt ten goede aan de kind(eren)/ouders en goede beveiliging en minimale gegevensverwerking staat altijd voorop. Hierbij gelden de volgende doelen:

  • Het verzorgen van kinderopvang met behulp van digitale leermiddelen en (digitale) materialen aansluitend op onze visie op de kinderopvang.
  • Interne en externe communicatie van en over de kinderopvang, zoals de kinderopvanggids of een nieuwsbrief.
  • Om u om feedback te vragen om onze dienstverlening te kunnen verbeteren, waaronder het achterhalen van mogelijke onrechtmatige gedragingen met betrekking tot SKOP haar relaties en haar medewerkers.
  • Verbeteren van de website.
  • Op een aantal locaties is er sprake van cameratoezicht met als (hoofd)doel de bescherming van onze eigendommen en het voorkomen van vandalisme en inbraak. Als dit van toepassing is wordt u hier op een zichtbare manier op gewezen en hanteert de locatie een reglement cameratoezicht.

Toestemming

Verder wordt het merendeel van de persoonsgegevens die wij verwerken, verwerkt op basis van toestemming hiervoor. Dit geldt in elk geval voor de persoonsgegevens van kinderen; voor verwerking daarvan is toestemming nodig van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt. De gegevens die wij op basis van uw toestemming verzamen worden met volgende doelen verwerkt:

  • Informeren ouders met beeldmateriaal over activiteiten, dagbesteding en ontwikkelingen van de kinderen.
  • Informeren over de kinderopvang en/of opvangactiviteiten (beeldmateriaal op websites, kinderopvanggids, nieuwsbrief).
  • Overdragen van informatie over uw kind aan de school, bijvoorbeeld als uw kind 4 wordt en de overstap naar school maakt of praktische informatie in verband met buitenschoolse opvang.
  • Speciale begeleiding bieden of bijzondere voorzieningen treffen in verband met de gezondheidstoestand van een kind(eren) (alleen op verzoek van de ouders/verzorgers registreren van gezondheidsgegevens).
  • hulp bij aangifte, ontvangst Kinderopvangtoeslag rechtstreeks van Belastingdienst

U heeft op elk moment het recht om de gegeven toestemming in te trekken.

Wettelijke verplichting

Wij zijn verplicht om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en opvolging te geven aan gerechtelijke bevelen en/of instructies van andere bevoegde instanties (bv. Belastingdienst in verband met kinderopvangtoeslag). Ook moeten wij een ongevallenregistratie bijhouden. Eventuele verdere verwerking van persoonsgegevens voor een ander doel dan waarvoor de gegevens verzameld zijn, zal niet plaatsvinden zonder u daar eerst over te informeren en indien nodig u daarvoor toestemming te vragen.

4.    Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken diverse persoonsgegevens, waarvan wij een deel rechtstreeks van u of uw kind (betrokkene) hebben ontvangen. Deze gegevens zijn verstrekt bij de aanmelding, de intake en bij ondertekening van overeenkomsten. In algemene zin verwerkt SKOP persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

  • het onderhouden van contact met u;
  • het leveren van diensten op het gebied van kinderopvang;
  • het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van uw kind(eren);
  • het nakomen van onze wettelijke (bewaar)verplichtingen;
  • het behartigen van gerechtvaardigde belangen van SKOP, bijvoorbeeld in het kader van de behandeling van een klacht;
  • voor de beveiliging, het gebruik en de verbetering van onze website;
  • ter verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening.
Betrokkene (groep) Persoonsgegevens (categorieën)
Klanten: Ouders/verzorgers/ wettelijke vertegenwoordiger NAW-gegevens, contactgegevens (e-mailadres, en telefoonnummer) geboortedatum, gezinssituatie
Burgerservicenummer
Financiële transacties
Bankrekeningnummer
Inkomensverklaring i.v.m. evt. gemeentesubsidie (alleen met uw toestemming)
Kinderen NAW-gegevens, (verwachte) geboortedatum, geslacht, gezondheid/medicatie
Burgerservicenummer
Beeldmateriaal (alleen met uw toestemming)
Ongevallenregistratie
Vastlegging van ontwikkeling en gedrag
Eventuele indicatie van het Centrum van Jeugd en Gezin (CJG) van de gemeente over Voorschoolse Educatie (VVE)

 

5.    Met welke partijen wisselen wij gegevens uit?

Wij kunnen (commerciële) partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan IT-dienstverlening of softwareleveranciers van applicaties. Dit gaat hoofdzakelijk om het administratiesysteem en het kindvolgsysteem (hierin wordt de ontwikkeling van uw kind vastgelegd); bij deze systemen worden de gegevens niet op ons eigen digitale informatienetwerk opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit verwerken vindt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van SKOP plaats. Met deze verwerkers sluiten we overeenkomsten af om uw persoonsgegevens te beschermen. Hierin wordt o.a. vastgelegd welke gegevens worden verwerkt, hoe lang ze worden bewaard en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wanneer wij persoonsgegevens delen, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij:

  • hier aanvullende afspraken voor zijn gemaakt of
  • maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind is gewaarborgd.

Derden 

In een aantal gevallen delen wij persoonsgegevens met andere verwerkingsverantwoordelijken (derden), zoals overheidsinstanties, bijvoorbeeld de Belastingdienst of de gemeente. Wij delen gegevens alleen met derden als hiervoor een grondslag is, dus als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, vanwege ons gerechtvaardigd belang of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In overige gevallen, zal u om toestemming worden gevraagd. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan een Integraal Kind Centrum (IKC) waarbij gegevens gedeeld kunnen worden met een onderwijsinstelling. Wij delen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn.

Als uw kind de overstap naar school maakt, dragen wij een dossier met uw toestemming over aan de school. Als u geen toestemming verleent ontvangt u het dossier zelf. Als er sprake is van Voorschoolse Educatie (VVE) dan zijn we (wettelijk) verplicht de duur en het gevolgde VVE-programma uit te wisselen met de school waar u uw kind heeft aangemeld.

Daarnaast hebben wij in bepaalde gevallen de (wettelijke) verplichting om gegevens door te sturen naar andere partijen zoals de gemeente, de Belastingdienst en Veilig Thuis.  Met betrekking tot de Belastingdienst; wij moeten bij de Belastingdienst diverse financiële gegevens aanleveren. Het gaat daarbij met name om het contract dat u met ons heeft afgesloten, uw facturen en welke uren er opvang is genoten.

6.    Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij?

SKOP neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. De volgende maatregelen zijn geïmplementeerd:

  • passend beleid voor de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – indien nodig – aangepast.
  • enkel geautoriseerde medewerkers kunnen toegang verkrijgen tot de voor hun taak nodige persoonsgegevens.
  • toegang tot systemen is beveiligd door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek.
  • Diverse maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico’s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
  • Er zijn maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de onderwijsinstelling.
  • Er is een protocol waarin is vastgelegd hoe wordt gehandeld in geval van beveiligingsincidenten.

7.    Welke bewaartermijn hanteren wij?

SKOP bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de verwerking. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor SKOP de gegevens heeft verzameld en van eventuele wettelijke verplichtingen om gegevens een bepaalde termijn te bewaren.

  • Het kinddossier (gegevens over gedrag en ontwikkeling) wordt 2 jaar na einde van het contract (dus nadat de kinderen de opvang hebben verlaten) verwijderd. Dit geldt ook voor de gegevens die wij met de basisschool hebben uitgewisseld als uw kind de overstap naar groep 1 van de basisschool maakt, indien u daarvoor toestemming hebt gegeven.
  • Financiële gegevens zoals contract gegevens, BSN en financiële transacties bewaren wij 7 jaar na einde contract (o.b.v. de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen).

Daarna worden de persoonsgegevens, zo veel als wettelijk toegestaan, verwijderd. Tot slot zijn er verwerkingen gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van SKOP, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer, ten behoeve van effectieve communicatie en kwaliteitsverbetering.

8.  Wijzigingen in ons beleid

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

9.  Wat zijn uw rechten?

Ouder(s)/verzorger(s) van kinderen jonger dan 16 jaar hebben een aantal rechten als het gaat om de persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. U kunt op elk moment gebruik maken van onderstaande rechten:

Recht van inzage, correctie, gegevenswissing en beperking van verwerking 

Als betrokkene kunt u altijd een verzoek indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind(eren) verwerken. U heeft het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens mee delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u ons verzoekt om gegevensverwerking van uw kind(eren) te beperken of gegevens te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij of wij eventueel een wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Recht van overdraagbaarheid 

Tevens heeft u het recht om de gegevens, die wij van uw kind(eren) verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

Recht van bezwaar 

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens in specifieke situaties. Dit geldt niet voor algemene of principiële bezwaren. In de meeste gevallen zal er een belangenafweging gemaakt moeten worden.

Recht op verzet tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering 

Soms worden persoonsgegevens geautomatiseerd verwerkt en worden op basis daarvan besluiten genomen. U mag dat als ouder in het belang van uw kind weigeren. SKOP maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen voor de betrokkenen zijn verbonden of de betrokkene in aanmerkelijke mate treft (dat wil zeggen: besluitvorming zonder menselijke tussenkomst met grote gevolgen voor de betrokkene, bijvoorbeeld het automatisch afwijzen van sollicitanten).

10.  Recht om een klacht in te dienen bij AP

Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind kunt u contact opnemen met de begeleider van uw kind, of kunt u contact opnemen met ons via info@kinderopvangpurmerend.nl

U kunt ook de Functionaris Gegevensbescherming (FG) benaderen voor vragen en/of klachten betreffende persoonsgegevens. De functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. De gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de kinderopvangleiding. Zie de contactgegevens.

Mocht u er samen met ons er onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hoe u gebruik kunt maken van uw rechten  

Als u gebruik wilt maken van de hierboven beschreven rechten, geldt de volgende procedure:

  • U kunt uw verzoek digitaal (info@kinderopvangpurmerend.nl), schriftelijk of mondeling indienen bij SKOP. Voor telefonisch contact kunt u contact opnemen via 0299-461011 op maandag tot en met vrijdag tussen 9:00 en 17:00 uur.
  • Alleen de wettelijke vertegenwoordigers van een kind zijn bevoegd om een verzoek in te dienen. De identiteit van de verzoeker moet duidelijk zijn. SKOP kan daarom vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van uw identiteit.
  • SKOP geeft binnen één maand na het indienen van het verzoek een antwoord op uw verzoek. SKOP kan u met opgaaf van reden laten weten dat er meer tijd nodig is en deze termijn verlengen met maximaal twee maanden.

11.  Contact

De verantwoordelijkheid voor het verwerken van de persoonsgegevens ligt bij:

Stichting Kinderopvang Purmerend
Waterlandlaan 30
1441 MP Purmerend
KVK: 41235528

Telefoon: 0299-461011
E-mail: info@kinderopvangpurmerend.nl

12.  Functionaris gegevensbescherming

De Functionaris Gegevensbescherming is Wanda Hoogerbrugge
De Privacy Officer is Eugenia Obeng Asare

Telefoon: 0172-785075

E-mail:  wanda@privacyopschool.nl en eugenia@privacyopschool.nl